Шаблон протокола встречи - документ очень важный по различным причинам. Во-первых, это - четкое протоколирование результатов встречи, не позволяющая потом перебрасывать ответственность с одного участника на другого. Во-вторых, протокол позволяет четко описать результаты совещания: о чем говорили, какие новые вопросы обсудили, какие решения приняли, а какие - отложили. В-третьих, грамотно составленный протокол, разосланный всем участникам (и приглашенным), формирует четкую и недвусмысленную коммуникацию в команде проекта.

Автор: Владимир Шишкин.

Данный документ обычно является финальной частью процесса планирования и анализа. Устав проекта готовится руководителем проекта, и им же впоследствии защищается. С практической точки зрения, этот документ дает старт реализации проекта. Причем, к этому момент проект целиком и полностью оговорен, измерен и оценен.

В бюджет проекта необходимо вносить все планируемые и фиксировать все фактические затраты. Первая версия бюджета может содержать сводные статьи затрат, которые будут детализированы в дальнейшем. Обязательно необходимо учитывать резерв на риски, не забывая о том, что могут быть и выигрышные возможности.

В рамках проекта с завидным постоянством приходится проводить встречи как Офиса проекта, так и встречи со Спонсорами проекта, партнерами, подрядчиками и т.д. Предлагаем вашему вниманию Шаблон приглашения на такую встречу. Он поможет Вам избежать большого количества уточняющих вопросов от приглашенных, сэкономит рабочее время, позволит провести встречу быстро и, при этом, продуктивно.

Сроки отчетности по проекту обычно планируются в Плане коммуникаций или в Уставе проекта. Однако, не редким бывает требование приготовить отчет "на завтра", когда этого потребует спонсор проекта. При подходе к созданию этого шаблона — Шаблона недельного отчета по проекту — мы исходили из того размышления, что качественный и полноценный еженедельный отчет является залогом спокойной работы. На него не надо тратить много времени, он всегда может быть под рукой и его можно показать по запросу.

Текущий шаблон не так прост, как кажется на первый взгляд. Дело в  том, что при его составлении основной задачей ПМ является верное планирование коммуникации: нельзя перегружать и так дорогой человеческий ресурс излишними собраниями и отчетностью; в то же время, необходимо обеспечить достаточный уровень обмена информацией. Следовательно, основной задачей менеджера является постоянное и кропотливое наполнение шаблона такой информацией, которая позволит в любой момент оценить ситуацию и получить необходимую информацию.

Риски в проекте – тема сложная и неоднозначная. Часто они формальны, иногда – преувеличены; при таком разнообразии подходов не удивляет множество методологий их учета и оценки. Приведенный нами шаблон дает лишь пример таблицы для заполнения менеджером проекта. Это – как форма для выпечки, а рецептуру, начинку блюда и сервировку мы оставляемм на усмотрения руководителя проекта.

Данный шаблон – это учет текущей деятельности по проекту в разрезе активностей по задачам и открытым вопросам. В отличие от плана проекта, в шаблоне ведется именно оперативный учет. Здесь есть то, что не позволяет делать MS Project, т.е., разделять планирование и ежедневную, оперативную работу.

В предыдущем шаблоне, Шаблоне недельной отчетности, мы говорили о тактических вариантах отчетности, которые не требуют больших временных затрат и всегда находятся "под рукой". Теперь же поговорим о больших объемах: при ведении нескольких проектов усложняется, соответственно и отчетность. Шаблон Реестра недельной отчетности должен придти на помощь в такой ситуации.

Цель Листа регистрации проекта - легализация проекта в организации, включение его в систему внутренних коммуникаций компании. Основные задачи на этом пути: присвоить проекту идентификатор, дать название, аккумулировать начальные данные проекта, а также - назначить проектного менеджера и поставить ближайшие цели.